Disusun Oleh:
Amin Rois (11140910000003)
Fajar Nugraha
Wahyu (11140910000013)
Prasetyo (11140910000024)
Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Fakultas Sains dan
Teknologi
Teknik Informatika
2016
Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas dan efisiensi
yang tujuannya adalah memberikan kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan
ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi yang akurat, cepat dan
tepat. Salah satunya adalah bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang
bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi yang baik sangat
dibutuhkan, seperti informasi mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang
terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat menjadi kendala dalam
pengembangan usaha apabila informasi tersebut tidak tertata dengan baik.
Seperti yang dialami oleh bengkel Ahass Yanen Motor, dimana pengolahan
informasi masih dilakukan secara manual baik suku cadang, transaksi ataupun
pembuatan laporan.Kesulitan dalam mendata persediaan suku cadang yang akurat
serta pembuatan laporan adalah beberapa permasalahan yang terjadi.
Oleh karena itu, maka penulis merancang sistem penjualan suku
cadang dan servis pada bengkel ahass . Agar kedepannya proses servis dapat
berjalan dengan baik dan efisien sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai.
Dimana masalah yan sering ditemui yaitu Data persediaan suku cadang yang tidak
akurat, perkiraan biaya penggantian suku cadang yang kurang jelas, tidak
terdatanya pelanggan yang melakukan servis untuk dijadikan acuan berapa banyak
pelanggan bengkel baik pelanggan lama maupun baru, pembuatan laporan yang
kurang efektif, yang cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya, penyimpanan
data yang tidak baik sehingga kerap terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam
pencarian. Maka dari itu perlu dibuatnya sistem yang mampu memberikan informasi
suku cadang yang akurat, memberikan perkiraan biaya suku cadang yang jelas, data
pelanggan baik lama maupun baru tertata dengan baik. Pembuatan laporan yang
cepat, tepat dan akurat sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan,
serta membuat data yang tersimpan dengan baik dan rapi.
Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi pengambilan
keputusan mengenai jumlah dan karakteristik SDM yang dibutuhkan untuk setiap
pekerjaan yang ada di organisasi atau perusahaan (Rao, P. Subba. 2010: 78).
Perencanaan yang dilakukan juga harus sesuai dengan upaya pencapaian tujuan
dari organisasi atau perusahaan (parmar, jai singh & Singla, Munish. 2012).
Oleh karena itu, perencanaan SDM yang dilakukan pengelola Bengkel AHASS YANEN
MOTOR JALAN RUKO RENI JAYA PAMULANG dengan mempertimbangkan kebutuhan personel
yang harus ada. Personel yang harus ada yaitu front office yang juga sebagai
kasir, kepala bengkel , manajer serta mekanik. Yang dimana kami pembuat sistem
terdiri dari tiga orang yang bersama – sama membangun sistem ini dari segi
front end dan back end.
Pembuatan laporan perencanaan ini
kami targetkan selesai dalam satu minggu dimulai dari tanggal 29 Desember 2015
dan akan selesai pada 5 Januari 2016.
Sedangkan untuk pembuatan sistem ini akan kami rencanakan selanjutnya yang
kami perkirakan sistem ini diselesaikan dalam 3-4 bulan. Untuk lebih jelas
poses pengerjaan kami, kami membuat table proses pengerjaan dibawah ini.
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang kami bahas, maka kami
membatasi ruang lingkup pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis
meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta pembuatan laporan. Maka
dari itu kami hanya membahas sampai pembuatan laporan pembayaran.
Kebutuhan Fungsional
Agar sistem yang kami buat berjalan sesuai rencana dan rancangan
kebutuhannya yaitu Personal Komputer (PC)
atau laptop karena agar lebih praktis dan lebih mudah diolah datanya.
Kemudian koneksi internet ataupun LAN yang memungkinkan komunikasi data di
dalam perusahaan bengkel ini. Sehingga tidak perlu menggunakan banyak kertas
untuk menghubungkan satu actor ke actor lainnya. Untuk lebih mempermudah dalam
perancangan sistem ini kami juga membutuhkan beberapa data pembayaran bengkel
yang sebelumnya menggunakan manual.
- Fungsi Login untuk hak akses pemilik bengkel , kasir hak akses ini dapat memasuki system sesuai dengan apa yang sudah didaftarkan sebelumnya
- Fungsi pengolahan data pelanggan dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat menginput data diri pelanggan yang ingin menservis atau membeli suku cadang saja.
- Fungsi pengolahan data mekanik dilakukan oleh kepala mekanik fungsi ini dapat memilih mekanik yang akan menangani seorang pelanggan sesuai dengan keahliannya
- Fungsi pengolahan data stok barang dan kepegawaian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini mengatur stok barang dan data – data pegawai bengkel.
- Fungsi pengolahan transaksi dilakukan oleh kasir sepenuhnya fungsi ini dapat mengatur aktivitas transaksi antar penggan dan bengkel dan kemudian dibuat laporannya
- Fungsi pencarian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat dilakukan untuk mencari barang yang dipesan oleh pelanggan
Kebutuhan Non – Fungsional
Operasional
:
-
Menggunakan
OS windows minimal XP
-
Menggunakan
computer minimal Pentium IV
-
Kebutuhan
RAM 512 MB dan harddisk 10 gb
-
Printer
dan barcode scanner
Keamanan
-
Sistem
ini dilengkapi database yang diamankan oleh password
-
Sebaiknya
dilengkapi CCTV dibagian gudang penyimpanan suku cadang dan di depan bengkel
untuk keamanan.
Waktu
Respon
Kami rancang waktu respon system ini
hanya 5 menit sehingga kepuasan pelanggan bisa kita capai. Waktu respon ini
belum termasuk waktu menunggu antrian servis
Sistem ini dirancang untuk mengefisienkan kerja dari bengkel
sehingga lebih cepat dan data – data bengkel aman dan rapi. Maka dari itu butuh
input untuk memasukan data ke sistem yaitu keyboard dan mouse piranti masukkan
untuk input data pelanggan atau suku cadang. Kemudian untuk input butuh barcode scanner berfungsi menscan data
– data suku cadang yang masuk dan memberikan harga kepada suku cadang itu. Agar
data yang diberikan lebih transparan kepada pelanggan. Input berupa data
pelanggan , data pegawai, data barang , faktur – faktur pembelian barang,
kwitansi dari pihak luar, dan faktur dan order penjualan juga termasuk input
didalam system ini. Di Input ini akan dibuat form pengisian untuk pendaftaran
pelanggan.
Kemudian untuk piranti output yang dibutuhkan yaitu monitor untuk
menampilkan data di front office / kasir dan untuk pelanggan juga agar bisa
melihat rincian biaya servisnya. Dan juga yang dibutuhkan printer untuk
mencetak bon / nota untuk pelanggan dan untuk mencetak data – data lainnya.
Output ini berupa tanda terima pembayaran untuk pelanggan, laporan penjualan,
laporan data – data bengkel baik sederhana maupun terperinci untuk berkas
perusahaan.
Software
yang digunakan untuk membangun sistem ini :
-
Microsoft Word 2010 Untuk menyusun
laporan perancangan system.
-
Microsoft Visio 2007 untuk membuat
diagram perancangan
-
Sublime Text 3 untuk koding aplikasi
-
Adobe Dreamweaver untuk mendesain
tampilan system yang kami buat
-
Xampp untuk localhost pengujian
karena sistem yang akan dibuat akan berbasis web
-
Browser untuk membuka web system
yang kami buat.
Struktur organisasi
Gambar
1. Struktur Organisasi
Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi tempat yang
diteliti,terdapat 4 jabatan didalamnya, antara lain : Pemilik Bengkel, front
office, kepala mekanik, dan mekanik
Prosedur
kegiatan yang dilakukan oleh AHASS Yanen Motor Pamulang dalam sistem penjualan
dan servis yaitu:
Pelanggan
membawa sepeda motor ke bengkel dan akan diterima oleh front office. Apabila
pelanggan dengan sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan buku kpb
kepada front office dan front office menanyakan keluhan yang dialami oleh
pelanggan dan mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan digunakan
oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda
motor. Apabila pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama atau diluar
dari masa garansi servis maka front office langsung menanyakan dan mencatat
keluhan sebagai informasi yang digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan
atau penggantian suku cadang sepeda motor.
Setelah mekanik
melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang, front office akan melakukan
perhitungan akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik. Selanjutnya front
office akan memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayarkan,
setelah pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan tanda bukti
pembayaran oleh front office.
Front office akan membuat laporan harian, laporan yang dibuat akan
diserahkan kepada pemilik bengkel.
a. File Master dipegang oleh
actor Frontdesk
Gambar
2. Use Case File Master
Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan
tanggung jawab yang ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2) adalah
tugas -tugas utama dalam aplikasi domain sistem file master, yaitu : front
office dapat mengentry data motor, data sukucadang, data pelanggan, data
pegawai, dan stok barang dan memberikan sparepart yang diminta oleh montir jika
ada sparepart pelanggan yang harus diganti.
b. File Transaksi
Gambar
3. Use Case File Transaksi
Berikut
(lihat Gambar 3) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem file
transaksi, yaitu : Kasir dapat merinci biaya servis kemudian cetak pembayaran,
dan entry nota. Hasil ini merupakan output dari proses servis dimana pelanggan
melakukan pembayaran dan membayar kebagiannya yaitu Kasir.
c. Staff Mekanik / Montir
Gambar
4. Use Case Staff Mekanik
Berikut (lihat Gambar 4) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi
domain sistem, yaitu : Staff mekanik yang berrisikan seorang kepala mekanik dan
beberapa orang mekanik. Dimana Seorang kepala mekanik dapat melihat history
data si pelnggan jika pelanggan itu sudah pernah servis di bengkel ini. Kepala
mekanik juga bisa menunjuk mekanik mana yang akan mengani keluhan pelanggan
berdasar keluhan yang dia dengarkan dari pelanggan. Lalu ada Mekanik / montir
inti dari bengkel adalah seorang mekanik, dapat menangani keluhan pelanggan
tadi dan bisa juga mengganti spare part yang juga menginfokan kepada pelanggan
ada sparepart yang harus diganti.
c. Database
Gambar
5. Use Case Database
Berikut (lihat Gambar 5) adalah Database system berfungsi untuk
menyimpan data pelnggan,barang,pegawai dan kendaraan beserta stok barang yang
ada di bengkel ini. Data yang diinput front office ini langsung disimpan ke
database perusahaan bengkel ini.
d.
Pelanggan Bengkel
Gambar
6. Use Case Pelanggan
Berikut (lihat Gambar 6) adalah use case pelanggan dimana pelanggan
pertama daftar dahulu untuk mendapatkan antrian di front office kemudian bisa
menyampaikan keluhan tentang kendaraannya, dapat meminta informasi sparepart
yang akan diganti kepada front office untuk mengetahui harga dan lain - lain. .
dan kemudian membayar biaya servis ke kasir.
e.
Pemilik Bengkel
Gambar
7. Use Case Pemilik Bengkel
Berikut (lihat Gambar 7) adalah use case pemilik bengkel yang bisa
melihat berbagai laporan seperti laporan transaksi , laporan service dan
laporan stok.
Gambar
7. Use case diagram yang telah disatukan
Berhubungan sesuai dengan fungsinya
Use case ini belum menjelaskan lebih jelas alur dari systemini.Use case adalah
bagian tingkat tinggi dari fungsionalitas yang disediakan oleh siste Dengan
kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Untuk
mengidentifikasi use case dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan apa yang masing –masing actor kerjakan
dalam sistem
Activity
Diagram Pelayanan
Gambar 8. Diagram Use Case Extended
Activity Diagram atau diagram aktifitas adalah sebuah cara untuk
memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dalam bentuk grafik (Sholiq,2006).
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan model proses bisnis secara
sederhana. Diagram ini menunjukan langkahlangkah di dalam aliran kerja, titik
titik keputusan di dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab
menyelesaikan masingmasing aktifitas, dan obyekobyek yang digunakan dalam
aliran kerja. Proses dimulai dari pelanggan yang dating dan mendaftar kemudian
front desk mencatat data diri pelanggan yang mendaftar itu. Jika ada yang
mendaftar maka front desk melakukan tugas itu jika bengkel sepi dan tidak ada
yang mendaftar maka dia melakukan tugas lainnya yaitu menginput data barang ,
menginput data pegawai ( absen dan sebagainya) , menginput data kendaraan yang
diservis atau telah diservis. Setelah pelanggan mendaftar maka dia akan
mendapat nomor antrian. Jika dia sabar menunggu dia akan menyampaikan
keluhannya kepada kepala mekanik, jika tidak maka proses selesai. Setelah
kepala mekanik mendengarkan keluhan pelanggan,pertama dia mengecek apakah
pelanggan ini baru atau tidak di history servis jika pelanggan lama dia melihat
kebiasaan servis si pelanggan ini kemudian menunjuk montir yang biasa
menangani. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru maka langsung dipilih montir
yang menanagani keluhannya.
Setelah montir mendapat kerjaan dan menangani keluhan jika ada
kerusakan pada sparepart dan perlu diganti maka sparepart diganti tapi
sebelumnya montir harus menginfokan kepada pelanggan apakah mau diganti atau
tidak. Jika tidak ada kerusakan pada sparepart maka montir langsung mencatat
hasil servisnya. Lalu pelanggan yang kendaraannya mengalami kerusakan sparepart
dan harus diganti dia menanyakan ke frontdesk info harga dan lain sebagainya
jika iya maka frontdesk memberikan barang yang diminta kepada montir. Maka
secara otomatis data stok barang akan berkurang di database. Setelah proses
servis selesai montir diharuskan mencatat hasil servisnya kemudian dilaporkan
ke bagian kasir. Lalu kasir mengkalkulasi biaya servisnya mencetak nota yang
akan diberikan kepada pelanggan kemudian pelanggan membayar tagihannya. Dan
sampai sinilah system berakhir.
|
Gambar 9. Activity Diagram Pemilik Bengkel
Activity
diagram bagian pemilik bengkel ini dimulai dari masuk ke database penyimpnan.
Sistem selanjutnya akan memvalidasi lalu mengecek database yang diakses. Jika benar
maka akan lanjut ke menu laporan dan bisa melihat laporan yang dipilih. Jika
salah maka akan bali ke proses masuk database.
Use cases tersebut kemudian dijabarkan ke dalam
diagram interaksi. Dalam penelitian ini, diagram interaksi yang digunakan
adalah diagram sequence.
Sequence
diagram menggambarkan interaksi
antar objek di
dalam dan di
sekitar sistem (termasuk
pengguna, display, dan sebagainya)
berupa message yang digambarkan terhadap waktu.
Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan
dimensi horizontal (objekobjek yang
terkait).
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa use
casedari sistem yang ada di dalam perusahaan dan digambarkan dengan sequence
diagram.
Sequence diagram pemilik bengkel
Gambar 10. Sequence diagram pemilik bengkel
Sequence di
atas menunjukkan proses untuk melihat laporan transaksi bengkel. Laporan berada
dalam database dan tersimpan secara update. Pemilik melakukan pemilihan laporan
yang sesuai lalu pemilik bisa melihat hasil laporan mingguan atau bulanan.
Sequence diagram Kepala Mekanik
Gambar 11. Sequence diagram Kepala Mekanik
Sequence
di atas menunjukkan proses kepala mekanik untuk menunjuk mekanik melakukan service
kendaraan. Dalam alurnya kepala mekanik melihat dan menanyakan keluhan service
kepada pelanggan. Lalu melihat data terakhir service pelanggan dalam
sistem. Kemudian kepala mekanik menjuk mekanik yang tersedia untuk melakukan service.
Sequence diagram frontdesk
Gambar
12. Sequence diagram frontdesk
Sequence di atas menunjukkan proses untuk frontdesk dimana terjadi
inputan laporan mengenai penjualan suku cadang dan service, lalu memunculkan
laporannya. Proses disini melakukan menu input dalam aplikasi dengan memilih
jenis laporan lalu melakukan input. Setelah selesai melakukan inputan data
disimpan dalam database, lalu laporan ditampilkan..
Sequence diagram Pendaftaran
Gambar 13. Sequence Diagram Pendaftaran
Sequence di
atas menunjukkan proses pendaftaran pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan ini
dengan mengisi form pendaftaran secara komputasi dimana data langsung di input
di komputer oleh front office. Setelah proses semua selesai diinput,
pelanggan mendapat nomor antrian untuk menunggu proses service kendaraan.
Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis
Service
Gambar 14. Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Sequence di atas menunjukkan proses Pelanggan memilih kenis service
yang diinginkan. Pelanggan membuat keluhan service ke front office
lalu front office melihat di sistem data jenis service yang
tersedia. Setelah data tampil pelanggan memilih
jenis service lalu front office memasukan input dan
mencetak nota service.
Sequence diagram suku cadang
Gambar 15. Sequence diagram suku cadang
Sequence di
atas menunjukkan proses untuk pemilihan suku cadang. Pelanggan melihat suku
cadang yang tersedia di sistem , lalu pelanggan memilih suku cadang yang
tersedia. Setelah memilih suku cadang pelanggan melakukan transaksi lalu
mendapat suku cadang.
Gambar
17. Class Diagram
Gambar diatas merupakan gambar class diagram dari system yang kami
rancang. Kami memakai 6 class dimana ada
class pelanggan yang menampung data – data pelanggan , class
sepeda motor yang didalamnya ada data – data motor pelanggan yang diservis, ada class transaksi
yang berisikan biaya yang harus dibayarkan untuk pelayanan servis yang diambil dari class mekanik dan class barang.
Kemudian tentu ada class mekanik dimana
class ini berisi data montir di dalam bengkel ini. Ada juga class barang yang
berisikan barang – barang sparepart yang dijual di bengkel ini berikut julah
stok dan harganya. Selanjutnya ada class pemilik bengkel yang berisik
id_pemilik dan identitasnya yang bisa melihat laporan – laporan dari bengkelnya
berdasar class nota. Dan yang terakhir ada
class nota berisikan jumlah pembayaran
yang diambil dari class transaksi ,class mekanik,class sepeda motor.
Berikut class – class dari system ini :
Class pelanggan :
Primary Key kd_plg:char
Class sepeda_motor :
Primary Key nopol:char
Class mekanik :
Primary Key kd_mk:char
Class transaksi :
Primary Key kd_nota:char
Class barang :
Primary Key kd_brg:char
Class nota : Foreign Key kd_nota:char
dari class transaksi
Class pemilik bengkel : Primary
Key id_pemilik
Kesimpulan
Menurut Fajar Nugraha Wahyu sebagai salah satu penggagas
system ini, setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan,
maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem
penjualan sukucadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi
lebih mempermudah dan memperlancar proses transaksi. Dengan proses
komputerisasi mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan serta informasi
yang dihasilkan lebih akurat, cepat, lengkap, dan dapat meminimalisir
kesalahan. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya dokumen dapat
diminimalisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera terpenuhi
dengan lengkap dan akurat. Efektifitas dan efisiensi dalam proses administrasi
penjualan sukucadang dan servis dapat tercapai. Kehilangan data bisa dikurangi
karena data tersimpan dengan baik dikomputer.
Menurut Prasetyo
sebagai salah satu penggagas system ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yang
dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan suku cadang dan servis pada
AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih memperlancar dan mengefisiensikan
proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data
transaksi apabila terjadi kesalahan perhitungan. Penyimpanan data yang
terbilang aman karena sudah disimpan dalam database komputer sehingga
kehilangan data tidak akan terjadi.
Menurut Amin Rois
sebagai salah satu penggagas system ini, Sistem penjualan suku cadang dan
servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi mempercepat proses servis
dan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan
data transaksi biaya servis sehingga gaji antar mekanik tidak tertukar.
Penyimpanan data yang terbilang aman karena disimpan didatabase yang tak
mungkin tercecer berantakan dan juga disertai laporan cetak kepada pemilik
bengkel.
Al
Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI,
2007
Jogiyanto.
Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Nafarin,
M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta : Salemba Empat, 2007.
Munawar. Pemodelan
Visual Dengan UML. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
Yuswanto. Pemrograman Dasar Visual Basic.Net 2005.
Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.
RANCANGAN
SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKUCADANG
STUDI KASUS AHASS
YANEN MOTOR RENI JAYA PAMULANG
Disusun Oleh:
Amin Rois (11140910000003)
Fajar Nugraha
Wahyu (11140910000013)
Prasetyo (11140910000024)
Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Fakultas Sains dan
Teknologi
Teknik Informatika
2016
Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas dan efisiensi
yang tujuannya adalah memberikan kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan
ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi yang akurat, cepat dan
tepat. Salah satunya adalah bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang
bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi yang baik sangat
dibutuhkan, seperti informasi mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang
terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat menjadi kendala dalam
pengembangan usaha apabila informasi tersebut tidak tertata dengan baik.
Seperti yang dialami oleh bengkel Ahass Yanen Motor, dimana pengolahan
informasi masih dilakukan secara manual baik suku cadang, transaksi ataupun
pembuatan laporan.Kesulitan dalam mendata persediaan suku cadang yang akurat
serta pembuatan laporan adalah beberapa permasalahan yang terjadi.
Oleh karena itu, maka penulis merancang sistem penjualan suku
cadang dan servis pada bengkel ahass . Agar kedepannya proses servis dapat
berjalan dengan baik dan efisien sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai.
Dimana masalah yan sering ditemui yaitu Data persediaan suku cadang yang tidak
akurat, perkiraan biaya penggantian suku cadang yang kurang jelas, tidak
terdatanya pelanggan yang melakukan servis untuk dijadikan acuan berapa banyak
pelanggan bengkel baik pelanggan lama maupun baru, pembuatan laporan yang
kurang efektif, yang cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya, penyimpanan
data yang tidak baik sehingga kerap terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam
pencarian. Maka dari itu perlu dibuatnya sistem yang mampu memberikan informasi
suku cadang yang akurat, memberikan perkiraan biaya suku cadang yang jelas, data
pelanggan baik lama maupun baru tertata dengan baik. Pembuatan laporan yang
cepat, tepat dan akurat sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan,
serta membuat data yang tersimpan dengan baik dan rapi.
Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi pengambilan
keputusan mengenai jumlah dan karakteristik SDM yang dibutuhkan untuk setiap
pekerjaan yang ada di organisasi atau perusahaan (Rao, P. Subba. 2010: 78).
Perencanaan yang dilakukan juga harus sesuai dengan upaya pencapaian tujuan
dari organisasi atau perusahaan (parmar, jai singh & Singla, Munish. 2012).
Oleh karena itu, perencanaan SDM yang dilakukan pengelola Bengkel AHASS YANEN
MOTOR JALAN RUKO RENI JAYA PAMULANG dengan mempertimbangkan kebutuhan personel
yang harus ada. Personel yang harus ada yaitu front office yang juga sebagai
kasir, kepala bengkel , manajer serta mekanik. Yang dimana kami pembuat sistem
terdiri dari tiga orang yang bersama – sama membangun sistem ini dari segi
front end dan back end.
Pembuatan laporan perencanaan ini
kami targetkan selesai dalam satu minggu dimulai dari tanggal 29 Desember 2015
dan akan selesai pada 5 Januari 2016.
Sedangkan untuk pembuatan sistem ini akan kami rencanakan selanjutnya yang
kami perkirakan sistem ini diselesaikan dalam 3-4 bulan. Untuk lebih jelas
poses pengerjaan kami, kami membuat table proses pengerjaan dibawah ini.
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang kami bahas, maka kami
membatasi ruang lingkup pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis
meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta pembuatan laporan. Maka
dari itu kami hanya membahas sampai pembuatan laporan pembayaran.
Kebutuhan Fungsional
Agar sistem yang kami buat berjalan sesuai rencana dan rancangan
kebutuhannya yaitu Personal Komputer (PC)
atau laptop karena agar lebih praktis dan lebih mudah diolah datanya.
Kemudian koneksi internet ataupun LAN yang memungkinkan komunikasi data di
dalam perusahaan bengkel ini. Sehingga tidak perlu menggunakan banyak kertas
untuk menghubungkan satu actor ke actor lainnya. Untuk lebih mempermudah dalam
perancangan sistem ini kami juga membutuhkan beberapa data pembayaran bengkel
yang sebelumnya menggunakan manual.
- Fungsi Login untuk hak akses pemilik bengkel , kasir hak akses ini dapat memasuki system sesuai dengan apa yang sudah didaftarkan sebelumnya
- Fungsi pengolahan data pelanggan dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat menginput data diri pelanggan yang ingin menservis atau membeli suku cadang saja.
- Fungsi pengolahan data mekanik dilakukan oleh kepala mekanik fungsi ini dapat memilih mekanik yang akan menangani seorang pelanggan sesuai dengan keahliannya
- Fungsi pengolahan data stok barang dan kepegawaian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini mengatur stok barang dan data – data pegawai bengkel.
- Fungsi pengolahan transaksi dilakukan oleh kasir sepenuhnya fungsi ini dapat mengatur aktivitas transaksi antar penggan dan bengkel dan kemudian dibuat laporannya
- Fungsi pencarian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat dilakukan untuk mencari barang yang dipesan oleh pelanggan
Kebutuhan Non – Fungsional
Operasional
:
-
Menggunakan
OS windows minimal XP
-
Menggunakan
computer minimal Pentium IV
-
Kebutuhan
RAM 512 MB dan harddisk 10 gb
-
Printer
dan barcode scanner
Keamanan
-
Sistem
ini dilengkapi database yang diamankan oleh password
-
Sebaiknya
dilengkapi CCTV dibagian gudang penyimpanan suku cadang dan di depan bengkel
untuk keamanan.
Waktu
Respon
Kami rancang waktu respon system ini
hanya 5 menit sehingga kepuasan pelanggan bisa kita capai. Waktu respon ini
belum termasuk waktu menunggu antrian servis
Sistem ini dirancang untuk mengefisienkan kerja dari bengkel
sehingga lebih cepat dan data – data bengkel aman dan rapi. Maka dari itu butuh
input untuk memasukan data ke sistem yaitu keyboard dan mouse piranti masukkan
untuk input data pelanggan atau suku cadang. Kemudian untuk input butuh barcode scanner berfungsi menscan data
– data suku cadang yang masuk dan memberikan harga kepada suku cadang itu. Agar
data yang diberikan lebih transparan kepada pelanggan. Input berupa data
pelanggan , data pegawai, data barang , faktur – faktur pembelian barang,
kwitansi dari pihak luar, dan faktur dan order penjualan juga termasuk input
didalam system ini. Di Input ini akan dibuat form pengisian untuk pendaftaran
pelanggan.
Kemudian untuk piranti output yang dibutuhkan yaitu monitor untuk
menampilkan data di front office / kasir dan untuk pelanggan juga agar bisa
melihat rincian biaya servisnya. Dan juga yang dibutuhkan printer untuk
mencetak bon / nota untuk pelanggan dan untuk mencetak data – data lainnya.
Output ini berupa tanda terima pembayaran untuk pelanggan, laporan penjualan,
laporan data – data bengkel baik sederhana maupun terperinci untuk berkas
perusahaan.
Software
yang digunakan untuk membangun sistem ini :
-
Microsoft Word 2010 Untuk menyusun
laporan perancangan system.
-
Microsoft Visio 2007 untuk membuat
diagram perancangan
-
Sublime Text 3 untuk koding aplikasi
-
Adobe Dreamweaver untuk mendesain
tampilan system yang kami buat
-
Xampp untuk localhost pengujian
karena sistem yang akan dibuat akan berbasis web
-
Browser untuk membuka web system
yang kami buat.
Struktur organisasi
Gambar
1. Struktur Organisasi
Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi tempat yang
diteliti,terdapat 4 jabatan didalamnya, antara lain : Pemilik Bengkel, front
office, kepala mekanik, dan mekanik
Prosedur
kegiatan yang dilakukan oleh AHASS Yanen Motor Pamulang dalam sistem penjualan
dan servis yaitu:
Pelanggan
membawa sepeda motor ke bengkel dan akan diterima oleh front office. Apabila
pelanggan dengan sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan buku kpb
kepada front office dan front office menanyakan keluhan yang dialami oleh
pelanggan dan mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan digunakan
oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda
motor. Apabila pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama atau diluar
dari masa garansi servis maka front office langsung menanyakan dan mencatat
keluhan sebagai informasi yang digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan
atau penggantian suku cadang sepeda motor.
Setelah mekanik
melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang, front office akan melakukan
perhitungan akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik. Selanjutnya front
office akan memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayarkan,
setelah pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan tanda bukti
pembayaran oleh front office.
Front office akan membuat laporan harian, laporan yang dibuat akan
diserahkan kepada pemilik bengkel.
a. File Master dipegang oleh
actor Frontdesk
Gambar
2. Use Case File Master
Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan
tanggung jawab yang ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2) adalah
tugas -tugas utama dalam aplikasi domain sistem file master, yaitu : front
office dapat mengentry data motor, data sukucadang, data pelanggan, data
pegawai, dan stok barang dan memberikan sparepart yang diminta oleh montir jika
ada sparepart pelanggan yang harus diganti.
b. File Transaksi
Gambar
3. Use Case File Transaksi
Berikut
(lihat Gambar 3) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem file
transaksi, yaitu : Kasir dapat merinci biaya servis kemudian cetak pembayaran,
dan entry nota. Hasil ini merupakan output dari proses servis dimana pelanggan
melakukan pembayaran dan membayar kebagiannya yaitu Kasir.
c. Staff Mekanik / Montir
Gambar
4. Use Case Staff Mekanik
Berikut (lihat Gambar 4) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi
domain sistem, yaitu : Staff mekanik yang berrisikan seorang kepala mekanik dan
beberapa orang mekanik. Dimana Seorang kepala mekanik dapat melihat history
data si pelnggan jika pelanggan itu sudah pernah servis di bengkel ini. Kepala
mekanik juga bisa menunjuk mekanik mana yang akan mengani keluhan pelanggan
berdasar keluhan yang dia dengarkan dari pelanggan. Lalu ada Mekanik / montir
inti dari bengkel adalah seorang mekanik, dapat menangani keluhan pelanggan
tadi dan bisa juga mengganti spare part yang juga menginfokan kepada pelanggan
ada sparepart yang harus diganti.
c. Database
Gambar
5. Use Case Database
Berikut (lihat Gambar 5) adalah Database system berfungsi untuk
menyimpan data pelnggan,barang,pegawai dan kendaraan beserta stok barang yang
ada di bengkel ini. Data yang diinput front office ini langsung disimpan ke
database perusahaan bengkel ini.
d.
Pelanggan Bengkel
Gambar
6. Use Case Pelanggan
Berikut (lihat Gambar 6) adalah use case pelanggan dimana pelanggan
pertama daftar dahulu untuk mendapatkan antrian di front office kemudian bisa
menyampaikan keluhan tentang kendaraannya, dapat meminta informasi sparepart
yang akan diganti kepada front office untuk mengetahui harga dan lain - lain. .
dan kemudian membayar biaya servis ke kasir.
e.
Pemilik Bengkel
Gambar
7. Use Case Pemilik Bengkel
Berikut (lihat Gambar 7) adalah use case pemilik bengkel yang bisa
melihat berbagai laporan seperti laporan transaksi , laporan service dan
laporan stok.
Gambar
7. Use case diagram yang telah disatukan
Berhubungan sesuai dengan fungsinya
Use case ini belum menjelaskan lebih jelas alur dari systemini.Use case adalah
bagian tingkat tinggi dari fungsionalitas yang disediakan oleh siste Dengan
kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Untuk
mengidentifikasi use case dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan apa yang masing –masing actor kerjakan
dalam sistem
Activity
Diagram Pelayanan
Gambar 8. Diagram Use Case Extended
Activity Diagram atau diagram aktifitas adalah sebuah cara untuk
memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dalam bentuk grafik (Sholiq,2006).
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan model proses bisnis secara
sederhana. Diagram ini menunjukan langkahlangkah di dalam aliran kerja, titik
titik keputusan di dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab
menyelesaikan masingmasing aktifitas, dan obyekobyek yang digunakan dalam
aliran kerja. Proses dimulai dari pelanggan yang dating dan mendaftar kemudian
front desk mencatat data diri pelanggan yang mendaftar itu. Jika ada yang
mendaftar maka front desk melakukan tugas itu jika bengkel sepi dan tidak ada
yang mendaftar maka dia melakukan tugas lainnya yaitu menginput data barang ,
menginput data pegawai ( absen dan sebagainya) , menginput data kendaraan yang
diservis atau telah diservis. Setelah pelanggan mendaftar maka dia akan
mendapat nomor antrian. Jika dia sabar menunggu dia akan menyampaikan
keluhannya kepada kepala mekanik, jika tidak maka proses selesai. Setelah
kepala mekanik mendengarkan keluhan pelanggan,pertama dia mengecek apakah
pelanggan ini baru atau tidak di history servis jika pelanggan lama dia melihat
kebiasaan servis si pelanggan ini kemudian menunjuk montir yang biasa
menangani. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru maka langsung dipilih montir
yang menanagani keluhannya.
Setelah montir mendapat kerjaan dan menangani keluhan jika ada
kerusakan pada sparepart dan perlu diganti maka sparepart diganti tapi
sebelumnya montir harus menginfokan kepada pelanggan apakah mau diganti atau
tidak. Jika tidak ada kerusakan pada sparepart maka montir langsung mencatat
hasil servisnya. Lalu pelanggan yang kendaraannya mengalami kerusakan sparepart
dan harus diganti dia menanyakan ke frontdesk info harga dan lain sebagainya
jika iya maka frontdesk memberikan barang yang diminta kepada montir. Maka
secara otomatis data stok barang akan berkurang di database. Setelah proses
servis selesai montir diharuskan mencatat hasil servisnya kemudian dilaporkan
ke bagian kasir. Lalu kasir mengkalkulasi biaya servisnya mencetak nota yang
akan diberikan kepada pelanggan kemudian pelanggan membayar tagihannya. Dan
sampai sinilah system berakhir.
|
Gambar 9. Activity Diagram Pemilik Bengkel
Activity
diagram bagian pemilik bengkel ini dimulai dari masuk ke database penyimpnan.
Sistem selanjutnya akan memvalidasi lalu mengecek database yang diakses. Jika benar
maka akan lanjut ke menu laporan dan bisa melihat laporan yang dipilih. Jika
salah maka akan bali ke proses masuk database.
Use cases tersebut kemudian dijabarkan ke dalam
diagram interaksi. Dalam penelitian ini, diagram interaksi yang digunakan
adalah diagram sequence.
Sequence
diagram menggambarkan interaksi
antar objek di
dalam dan di
sekitar sistem (termasuk
pengguna, display, dan sebagainya)
berupa message yang digambarkan terhadap waktu.
Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan
dimensi horizontal (objekobjek yang
terkait).
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa use
casedari sistem yang ada di dalam perusahaan dan digambarkan dengan sequence
diagram.
Sequence diagram pemilik bengkel
Gambar 10. Sequence diagram pemilik bengkel
Sequence di
atas menunjukkan proses untuk melihat laporan transaksi bengkel. Laporan berada
dalam database dan tersimpan secara update. Pemilik melakukan pemilihan laporan
yang sesuai lalu pemilik bisa melihat hasil laporan mingguan atau bulanan.
Sequence diagram Kepala Mekanik
Gambar 11. Sequence diagram Kepala Mekanik
Sequence
di atas menunjukkan proses kepala mekanik untuk menunjuk mekanik melakukan service
kendaraan. Dalam alurnya kepala mekanik melihat dan menanyakan keluhan service
kepada pelanggan. Lalu melihat data terakhir service pelanggan dalam
sistem. Kemudian kepala mekanik menjuk mekanik yang tersedia untuk melakukan service.
Sequence diagram frontdesk
Gambar
12. Sequence diagram frontdesk
Sequence di atas menunjukkan proses untuk frontdesk dimana terjadi
inputan laporan mengenai penjualan suku cadang dan service, lalu memunculkan
laporannya. Proses disini melakukan menu input dalam aplikasi dengan memilih
jenis laporan lalu melakukan input. Setelah selesai melakukan inputan data
disimpan dalam database, lalu laporan ditampilkan..
Sequence diagram Pendaftaran
Gambar 13. Sequence Diagram Pendaftaran
Sequence di
atas menunjukkan proses pendaftaran pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan ini
dengan mengisi form pendaftaran secara komputasi dimana data langsung di input
di komputer oleh front office. Setelah proses semua selesai diinput,
pelanggan mendapat nomor antrian untuk menunggu proses service kendaraan.
Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis
Service
Gambar 14. Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Sequence di atas menunjukkan proses Pelanggan memilih kenis service
yang diinginkan. Pelanggan membuat keluhan service ke front office
lalu front office melihat di sistem data jenis service yang
tersedia. Setelah data tampil pelanggan memilih
jenis service lalu front office memasukan input dan
mencetak nota service.
Sequence diagram suku cadang
Gambar 15. Sequence diagram suku cadang
Sequence di
atas menunjukkan proses untuk pemilihan suku cadang. Pelanggan melihat suku
cadang yang tersedia di sistem , lalu pelanggan memilih suku cadang yang
tersedia. Setelah memilih suku cadang pelanggan melakukan transaksi lalu
mendapat suku cadang.
Gambar
17. Class Diagram
Gambar diatas merupakan gambar class diagram dari system yang kami
rancang. Kami memakai 6 class dimana ada
class pelanggan yang menampung data – data pelanggan , class
sepeda motor yang didalamnya ada data – data motor pelanggan yang diservis, ada class transaksi
yang berisikan biaya yang harus dibayarkan untuk pelayanan servis yang diambil dari class mekanik dan class barang.
Kemudian tentu ada class mekanik dimana
class ini berisi data montir di dalam bengkel ini. Ada juga class barang yang
berisikan barang – barang sparepart yang dijual di bengkel ini berikut julah
stok dan harganya. Selanjutnya ada class pemilik bengkel yang berisik
id_pemilik dan identitasnya yang bisa melihat laporan – laporan dari bengkelnya
berdasar class nota. Dan yang terakhir ada
class nota berisikan jumlah pembayaran
yang diambil dari class transaksi ,class mekanik,class sepeda motor.
Berikut class – class dari system ini :
Class pelanggan :
Primary Key kd_plg:char
Class sepeda_motor :
Primary Key nopol:char
Class mekanik :
Primary Key kd_mk:char
Class transaksi :
Primary Key kd_nota:char
Class barang :
Primary Key kd_brg:char
Class nota : Foreign Key kd_nota:char
dari class transaksi
Class pemilik bengkel : Primary
Key id_pemilik
Kesimpulan
Menurut Fajar Nugraha Wahyu sebagai salah satu penggagas
system ini, setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan,
maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem
penjualan sukucadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi
lebih mempermudah dan memperlancar proses transaksi. Dengan proses
komputerisasi mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan serta informasi
yang dihasilkan lebih akurat, cepat, lengkap, dan dapat meminimalisir
kesalahan. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya dokumen dapat
diminimalisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera terpenuhi
dengan lengkap dan akurat. Efektifitas dan efisiensi dalam proses administrasi
penjualan sukucadang dan servis dapat tercapai. Kehilangan data bisa dikurangi
karena data tersimpan dengan baik dikomputer.
Menurut Prasetyo
sebagai salah satu penggagas system ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yang
dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan suku cadang dan servis pada
AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih memperlancar dan mengefisiensikan
proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data
transaksi apabila terjadi kesalahan perhitungan. Penyimpanan data yang
terbilang aman karena sudah disimpan dalam database komputer sehingga
kehilangan data tidak akan terjadi.
Menurut Amin Rois
sebagai salah satu penggagas system ini, Sistem penjualan suku cadang dan
servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi mempercepat proses servis
dan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan
data transaksi biaya servis sehingga gaji antar mekanik tidak tertukar.
Penyimpanan data yang terbilang aman karena disimpan didatabase yang tak
mungkin tercecer berantakan dan juga disertai laporan cetak kepada pemilik
bengkel.
Al
Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI,
2007
Jogiyanto.
Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Nafarin,
M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta : Salemba Empat, 2007.
Munawar. Pemodelan
Visual Dengan UML. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
Yuswanto. Pemrograman Dasar Visual Basic.Net 2005.
Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.
RANCANGAN
SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKUCADANG
STUDI KASUS AHASS
YANEN MOTOR RENI JAYA PAMULANG
Disusun Oleh:
Amin Rois (11140910000003)
Fajar Nugraha
Wahyu (11140910000013)
Prasetyo (11140910000024)
Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Fakultas Sains dan
Teknologi
Teknik Informatika
2016
Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas dan efisiensi
yang tujuannya adalah memberikan kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan
ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi yang akurat, cepat dan
tepat. Salah satunya adalah bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang
bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi yang baik sangat
dibutuhkan, seperti informasi mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang
terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat menjadi kendala dalam
pengembangan usaha apabila informasi tersebut tidak tertata dengan baik.
Seperti yang dialami oleh bengkel Ahass Yanen Motor, dimana pengolahan
informasi masih dilakukan secara manual baik suku cadang, transaksi ataupun
pembuatan laporan.Kesulitan dalam mendata persediaan suku cadang yang akurat
serta pembuatan laporan adalah beberapa permasalahan yang terjadi.
Oleh karena itu, maka penulis merancang sistem penjualan suku
cadang dan servis pada bengkel ahass . Agar kedepannya proses servis dapat
berjalan dengan baik dan efisien sehingga kepuasan pelanggan dapat tercapai.
Dimana masalah yan sering ditemui yaitu Data persediaan suku cadang yang tidak
akurat, perkiraan biaya penggantian suku cadang yang kurang jelas, tidak
terdatanya pelanggan yang melakukan servis untuk dijadikan acuan berapa banyak
pelanggan bengkel baik pelanggan lama maupun baru, pembuatan laporan yang
kurang efektif, yang cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya, penyimpanan
data yang tidak baik sehingga kerap terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam
pencarian. Maka dari itu perlu dibuatnya sistem yang mampu memberikan informasi
suku cadang yang akurat, memberikan perkiraan biaya suku cadang yang jelas, data
pelanggan baik lama maupun baru tertata dengan baik. Pembuatan laporan yang
cepat, tepat dan akurat sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan,
serta membuat data yang tersimpan dengan baik dan rapi.
Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi pengambilan
keputusan mengenai jumlah dan karakteristik SDM yang dibutuhkan untuk setiap
pekerjaan yang ada di organisasi atau perusahaan (Rao, P. Subba. 2010: 78).
Perencanaan yang dilakukan juga harus sesuai dengan upaya pencapaian tujuan
dari organisasi atau perusahaan (parmar, jai singh & Singla, Munish. 2012).
Oleh karena itu, perencanaan SDM yang dilakukan pengelola Bengkel AHASS YANEN
MOTOR JALAN RUKO RENI JAYA PAMULANG dengan mempertimbangkan kebutuhan personel
yang harus ada. Personel yang harus ada yaitu front office yang juga sebagai
kasir, kepala bengkel , manajer serta mekanik. Yang dimana kami pembuat sistem
terdiri dari tiga orang yang bersama – sama membangun sistem ini dari segi
front end dan back end.
Pembuatan laporan perencanaan ini
kami targetkan selesai dalam satu minggu dimulai dari tanggal 29 Desember 2015
dan akan selesai pada 5 Januari 2016.
Sedangkan untuk pembuatan sistem ini akan kami rencanakan selanjutnya yang
kami perkirakan sistem ini diselesaikan dalam 3-4 bulan. Untuk lebih jelas
poses pengerjaan kami, kami membuat table proses pengerjaan dibawah ini.
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang kami bahas, maka kami
membatasi ruang lingkup pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis
meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta pembuatan laporan. Maka
dari itu kami hanya membahas sampai pembuatan laporan pembayaran.
Kebutuhan Fungsional
Agar sistem yang kami buat berjalan sesuai rencana dan rancangan
kebutuhannya yaitu Personal Komputer (PC)
atau laptop karena agar lebih praktis dan lebih mudah diolah datanya.
Kemudian koneksi internet ataupun LAN yang memungkinkan komunikasi data di
dalam perusahaan bengkel ini. Sehingga tidak perlu menggunakan banyak kertas
untuk menghubungkan satu actor ke actor lainnya. Untuk lebih mempermudah dalam
perancangan sistem ini kami juga membutuhkan beberapa data pembayaran bengkel
yang sebelumnya menggunakan manual.
- Fungsi Login untuk hak akses pemilik bengkel , kasir hak akses ini dapat memasuki system sesuai dengan apa yang sudah didaftarkan sebelumnya
- Fungsi pengolahan data pelanggan dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat menginput data diri pelanggan yang ingin menservis atau membeli suku cadang saja.
- Fungsi pengolahan data mekanik dilakukan oleh kepala mekanik fungsi ini dapat memilih mekanik yang akan menangani seorang pelanggan sesuai dengan keahliannya
- Fungsi pengolahan data stok barang dan kepegawaian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini mengatur stok barang dan data – data pegawai bengkel.
- Fungsi pengolahan transaksi dilakukan oleh kasir sepenuhnya fungsi ini dapat mengatur aktivitas transaksi antar penggan dan bengkel dan kemudian dibuat laporannya
- Fungsi pencarian dilakukan oleh frontdesk fungsi ini dapat dilakukan untuk mencari barang yang dipesan oleh pelanggan
Kebutuhan Non – Fungsional
Operasional
:
-
Menggunakan
OS windows minimal XP
-
Menggunakan
computer minimal Pentium IV
-
Kebutuhan
RAM 512 MB dan harddisk 10 gb
-
Printer
dan barcode scanner
Keamanan
-
Sistem
ini dilengkapi database yang diamankan oleh password
-
Sebaiknya
dilengkapi CCTV dibagian gudang penyimpanan suku cadang dan di depan bengkel
untuk keamanan.
Waktu
Respon
Kami rancang waktu respon system ini
hanya 5 menit sehingga kepuasan pelanggan bisa kita capai. Waktu respon ini
belum termasuk waktu menunggu antrian servis
Sistem ini dirancang untuk mengefisienkan kerja dari bengkel
sehingga lebih cepat dan data – data bengkel aman dan rapi. Maka dari itu butuh
input untuk memasukan data ke sistem yaitu keyboard dan mouse piranti masukkan
untuk input data pelanggan atau suku cadang. Kemudian untuk input butuh barcode scanner berfungsi menscan data
– data suku cadang yang masuk dan memberikan harga kepada suku cadang itu. Agar
data yang diberikan lebih transparan kepada pelanggan. Input berupa data
pelanggan , data pegawai, data barang , faktur – faktur pembelian barang,
kwitansi dari pihak luar, dan faktur dan order penjualan juga termasuk input
didalam system ini. Di Input ini akan dibuat form pengisian untuk pendaftaran
pelanggan.
Kemudian untuk piranti output yang dibutuhkan yaitu monitor untuk
menampilkan data di front office / kasir dan untuk pelanggan juga agar bisa
melihat rincian biaya servisnya. Dan juga yang dibutuhkan printer untuk
mencetak bon / nota untuk pelanggan dan untuk mencetak data – data lainnya.
Output ini berupa tanda terima pembayaran untuk pelanggan, laporan penjualan,
laporan data – data bengkel baik sederhana maupun terperinci untuk berkas
perusahaan.
Software
yang digunakan untuk membangun sistem ini :
-
Microsoft Word 2010 Untuk menyusun
laporan perancangan system.
-
Microsoft Visio 2007 untuk membuat
diagram perancangan
-
Sublime Text 3 untuk koding aplikasi
-
Adobe Dreamweaver untuk mendesain
tampilan system yang kami buat
-
Xampp untuk localhost pengujian
karena sistem yang akan dibuat akan berbasis web
-
Browser untuk membuka web system
yang kami buat.
Struktur organisasi
Gambar
1. Struktur Organisasi
Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi tempat yang
diteliti,terdapat 4 jabatan didalamnya, antara lain : Pemilik Bengkel, front
office, kepala mekanik, dan mekanik
Prosedur
kegiatan yang dilakukan oleh AHASS Yanen Motor Pamulang dalam sistem penjualan
dan servis yaitu:
Pelanggan
membawa sepeda motor ke bengkel dan akan diterima oleh front office. Apabila
pelanggan dengan sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan buku kpb
kepada front office dan front office menanyakan keluhan yang dialami oleh
pelanggan dan mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan digunakan
oleh mekanik dalam melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang sepeda
motor. Apabila pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama atau diluar
dari masa garansi servis maka front office langsung menanyakan dan mencatat
keluhan sebagai informasi yang digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan
atau penggantian suku cadang sepeda motor.
Setelah mekanik
melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang, front office akan melakukan
perhitungan akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik. Selanjutnya front
office akan memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayarkan,
setelah pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan tanda bukti
pembayaran oleh front office.
Front office akan membuat laporan harian, laporan yang dibuat akan
diserahkan kepada pemilik bengkel.
a. File Master dipegang oleh
actor Frontdesk
Gambar
2. Use Case File Master
Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan
tanggung jawab yang ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2) adalah
tugas -tugas utama dalam aplikasi domain sistem file master, yaitu : front
office dapat mengentry data motor, data sukucadang, data pelanggan, data
pegawai, dan stok barang dan memberikan sparepart yang diminta oleh montir jika
ada sparepart pelanggan yang harus diganti.
b. File Transaksi
Gambar
3. Use Case File Transaksi
Berikut
(lihat Gambar 3) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem file
transaksi, yaitu : Kasir dapat merinci biaya servis kemudian cetak pembayaran,
dan entry nota. Hasil ini merupakan output dari proses servis dimana pelanggan
melakukan pembayaran dan membayar kebagiannya yaitu Kasir.
c. Staff Mekanik / Montir
Gambar
4. Use Case Staff Mekanik
Berikut (lihat Gambar 4) adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi
domain sistem, yaitu : Staff mekanik yang berrisikan seorang kepala mekanik dan
beberapa orang mekanik. Dimana Seorang kepala mekanik dapat melihat history
data si pelnggan jika pelanggan itu sudah pernah servis di bengkel ini. Kepala
mekanik juga bisa menunjuk mekanik mana yang akan mengani keluhan pelanggan
berdasar keluhan yang dia dengarkan dari pelanggan. Lalu ada Mekanik / montir
inti dari bengkel adalah seorang mekanik, dapat menangani keluhan pelanggan
tadi dan bisa juga mengganti spare part yang juga menginfokan kepada pelanggan
ada sparepart yang harus diganti.
c. Database
Gambar
5. Use Case Database
Berikut (lihat Gambar 5) adalah Database system berfungsi untuk
menyimpan data pelnggan,barang,pegawai dan kendaraan beserta stok barang yang
ada di bengkel ini. Data yang diinput front office ini langsung disimpan ke
database perusahaan bengkel ini.
d.
Pelanggan Bengkel
Gambar
6. Use Case Pelanggan
Berikut (lihat Gambar 6) adalah use case pelanggan dimana pelanggan
pertama daftar dahulu untuk mendapatkan antrian di front office kemudian bisa
menyampaikan keluhan tentang kendaraannya, dapat meminta informasi sparepart
yang akan diganti kepada front office untuk mengetahui harga dan lain - lain. .
dan kemudian membayar biaya servis ke kasir.
e.
Pemilik Bengkel
Gambar
7. Use Case Pemilik Bengkel
Berikut (lihat Gambar 7) adalah use case pemilik bengkel yang bisa
melihat berbagai laporan seperti laporan transaksi , laporan service dan
laporan stok.
Gambar
7. Use case diagram yang telah disatukan
Berhubungan sesuai dengan fungsinya
Use case ini belum menjelaskan lebih jelas alur dari systemini.Use case adalah
bagian tingkat tinggi dari fungsionalitas yang disediakan oleh siste Dengan
kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Untuk
mengidentifikasi use case dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan apa yang masing –masing actor kerjakan
dalam sistem
Activity
Diagram Pelayanan
Gambar 8. Diagram Use Case Extended
Activity Diagram atau diagram aktifitas adalah sebuah cara untuk
memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dalam bentuk grafik (Sholiq,2006).
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan model proses bisnis secara
sederhana. Diagram ini menunjukan langkahlangkah di dalam aliran kerja, titik
titik keputusan di dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab
menyelesaikan masingmasing aktifitas, dan obyekobyek yang digunakan dalam
aliran kerja. Proses dimulai dari pelanggan yang dating dan mendaftar kemudian
front desk mencatat data diri pelanggan yang mendaftar itu. Jika ada yang
mendaftar maka front desk melakukan tugas itu jika bengkel sepi dan tidak ada
yang mendaftar maka dia melakukan tugas lainnya yaitu menginput data barang ,
menginput data pegawai ( absen dan sebagainya) , menginput data kendaraan yang
diservis atau telah diservis. Setelah pelanggan mendaftar maka dia akan
mendapat nomor antrian. Jika dia sabar menunggu dia akan menyampaikan
keluhannya kepada kepala mekanik, jika tidak maka proses selesai. Setelah
kepala mekanik mendengarkan keluhan pelanggan,pertama dia mengecek apakah
pelanggan ini baru atau tidak di history servis jika pelanggan lama dia melihat
kebiasaan servis si pelanggan ini kemudian menunjuk montir yang biasa
menangani. Jika pelanggan merupakan pelanggan baru maka langsung dipilih montir
yang menanagani keluhannya.
Setelah montir mendapat kerjaan dan menangani keluhan jika ada
kerusakan pada sparepart dan perlu diganti maka sparepart diganti tapi
sebelumnya montir harus menginfokan kepada pelanggan apakah mau diganti atau
tidak. Jika tidak ada kerusakan pada sparepart maka montir langsung mencatat
hasil servisnya. Lalu pelanggan yang kendaraannya mengalami kerusakan sparepart
dan harus diganti dia menanyakan ke frontdesk info harga dan lain sebagainya
jika iya maka frontdesk memberikan barang yang diminta kepada montir. Maka
secara otomatis data stok barang akan berkurang di database. Setelah proses
servis selesai montir diharuskan mencatat hasil servisnya kemudian dilaporkan
ke bagian kasir. Lalu kasir mengkalkulasi biaya servisnya mencetak nota yang
akan diberikan kepada pelanggan kemudian pelanggan membayar tagihannya. Dan
sampai sinilah system berakhir.
|
Gambar 9. Activity Diagram Pemilik Bengkel
Activity
diagram bagian pemilik bengkel ini dimulai dari masuk ke database penyimpnan.
Sistem selanjutnya akan memvalidasi lalu mengecek database yang diakses. Jika benar
maka akan lanjut ke menu laporan dan bisa melihat laporan yang dipilih. Jika
salah maka akan bali ke proses masuk database.
Use cases tersebut kemudian dijabarkan ke dalam
diagram interaksi. Dalam penelitian ini, diagram interaksi yang digunakan
adalah diagram sequence.
Sequence
diagram menggambarkan interaksi
antar objek di
dalam dan di
sekitar sistem (termasuk
pengguna, display, dan sebagainya)
berupa message yang digambarkan terhadap waktu.
Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan
dimensi horizontal (objekobjek yang
terkait).
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa use
casedari sistem yang ada di dalam perusahaan dan digambarkan dengan sequence
diagram.
Sequence diagram pemilik bengkel
Gambar 10. Sequence diagram pemilik bengkel
Sequence di
atas menunjukkan proses untuk melihat laporan transaksi bengkel. Laporan berada
dalam database dan tersimpan secara update. Pemilik melakukan pemilihan laporan
yang sesuai lalu pemilik bisa melihat hasil laporan mingguan atau bulanan.
Sequence diagram Kepala Mekanik
Gambar 11. Sequence diagram Kepala Mekanik
Sequence
di atas menunjukkan proses kepala mekanik untuk menunjuk mekanik melakukan service
kendaraan. Dalam alurnya kepala mekanik melihat dan menanyakan keluhan service
kepada pelanggan. Lalu melihat data terakhir service pelanggan dalam
sistem. Kemudian kepala mekanik menjuk mekanik yang tersedia untuk melakukan service.
Sequence diagram frontdesk
Gambar
12. Sequence diagram frontdesk
Sequence di atas menunjukkan proses untuk frontdesk dimana terjadi
inputan laporan mengenai penjualan suku cadang dan service, lalu memunculkan
laporannya. Proses disini melakukan menu input dalam aplikasi dengan memilih
jenis laporan lalu melakukan input. Setelah selesai melakukan inputan data
disimpan dalam database, lalu laporan ditampilkan..
Sequence diagram Pendaftaran
Gambar 13. Sequence Diagram Pendaftaran
Sequence di
atas menunjukkan proses pendaftaran pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan ini
dengan mengisi form pendaftaran secara komputasi dimana data langsung di input
di komputer oleh front office. Setelah proses semua selesai diinput,
pelanggan mendapat nomor antrian untuk menunggu proses service kendaraan.
Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis
Service
Gambar 14. Sequence diagram Pelanggan memilih Jenis Service
Sequence di atas menunjukkan proses Pelanggan memilih kenis service
yang diinginkan. Pelanggan membuat keluhan service ke front office
lalu front office melihat di sistem data jenis service yang
tersedia. Setelah data tampil pelanggan memilih
jenis service lalu front office memasukan input dan
mencetak nota service.
Sequence diagram suku cadang
Gambar 15. Sequence diagram suku cadang
Sequence di
atas menunjukkan proses untuk pemilihan suku cadang. Pelanggan melihat suku
cadang yang tersedia di sistem , lalu pelanggan memilih suku cadang yang
tersedia. Setelah memilih suku cadang pelanggan melakukan transaksi lalu
mendapat suku cadang.
Gambar
17. Class Diagram
Gambar diatas merupakan gambar class diagram dari system yang kami
rancang. Kami memakai 6 class dimana ada
class pelanggan yang menampung data – data pelanggan , class
sepeda motor yang didalamnya ada data – data motor pelanggan yang diservis, ada class transaksi
yang berisikan biaya yang harus dibayarkan untuk pelayanan servis yang diambil dari class mekanik dan class barang.
Kemudian tentu ada class mekanik dimana
class ini berisi data montir di dalam bengkel ini. Ada juga class barang yang
berisikan barang – barang sparepart yang dijual di bengkel ini berikut julah
stok dan harganya. Selanjutnya ada class pemilik bengkel yang berisik
id_pemilik dan identitasnya yang bisa melihat laporan – laporan dari bengkelnya
berdasar class nota. Dan yang terakhir ada
class nota berisikan jumlah pembayaran
yang diambil dari class transaksi ,class mekanik,class sepeda motor.
Berikut class – class dari system ini :
Class pelanggan :
Primary Key kd_plg:char
Class sepeda_motor :
Primary Key nopol:char
Class mekanik :
Primary Key kd_mk:char
Class transaksi :
Primary Key kd_nota:char
Class barang :
Primary Key kd_brg:char
Class nota : Foreign Key kd_nota:char
dari class transaksi
Class pemilik bengkel : Primary
Key id_pemilik
Kesimpulan
Menurut Fajar Nugraha Wahyu sebagai salah satu penggagas
system ini, setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan,
maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut: Sistem
penjualan sukucadang dan servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi
lebih mempermudah dan memperlancar proses transaksi. Dengan proses
komputerisasi mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan serta informasi
yang dihasilkan lebih akurat, cepat, lengkap, dan dapat meminimalisir
kesalahan. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya dokumen dapat
diminimalisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera terpenuhi
dengan lengkap dan akurat. Efektifitas dan efisiensi dalam proses administrasi
penjualan sukucadang dan servis dapat tercapai. Kehilangan data bisa dikurangi
karena data tersimpan dengan baik dikomputer.
Menurut Prasetyo
sebagai salah satu penggagas system ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yang
dapat dirinci sebagai berikut: Sistem penjualan suku cadang dan servis pada
AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi lebih memperlancar dan mengefisiensikan
proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan data
transaksi apabila terjadi kesalahan perhitungan. Penyimpanan data yang
terbilang aman karena sudah disimpan dalam database komputer sehingga
kehilangan data tidak akan terjadi.
Menurut Amin Rois
sebagai salah satu penggagas system ini, Sistem penjualan suku cadang dan
servis pada AHASS Yanen Motor yang terkomputerisasi mempercepat proses servis
dan proses transaksi. Dengan proses komputerisasi ini memimalisir kesalahan
data transaksi biaya servis sehingga gaji antar mekanik tidak tertukar.
Penyimpanan data yang terbilang aman karena disimpan didatabase yang tak
mungkin tercecer berantakan dan juga disertai laporan cetak kepada pemilik
bengkel.
Al
Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI,
2007
Jogiyanto.
Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.
Nafarin,
M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta : Salemba Empat, 2007.
Munawar. Pemodelan
Visual Dengan UML. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
Yuswanto. Pemrograman Dasar Visual Basic.Net 2005.
Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.
No comments:
Post a Comment