FUNGSI ICON TAB HOME PADA MS EXCEL 2010

FUNGSI ICON TAB HOME PADA MS EXCEL 2010

Microsoft Office Excel 2010 mengenal istilah Ribbon dalam menampilkan menu tool di bagian atas jendela aplikasi tersebut. Ribbon merupakan standar baru dari Microsoft dalam menampilkan menu perintah. Sejak 2009 yang lalu perusahaan bikinan Bill Gates tersebut rupanya telah mewajibkan produknya untuk menampilkan “wajah” Ribbon sebagai area menampilkan menu.

Ribbon pada jendela Excel 2010 menampilkan tab name, seperti tab File, Insert, Page Layout, dll. Di samping itu, Ribbon juga berfungsi untuk menampilkan grup menu yang terdapat di setiap tab yang sedang aktif. Sedangkan grup terdiri dari kumpulan menu icon yang memiliki kesamaan fungsi.

Secara default, tab Home terdiri dari 7 grup menu: (1) Clipboard, (2) Font, (3) Alignment, (4) Number, (5) Styles, (6 ) Cell, dan (7) Editing.

A. Fungsi Icon Group Clipboard

Secara umum, icon-icon yang terdapat di Group Clipoard digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan masalah tempel-menempel objek dan teks, terdiri dari menu Paste, Cut, Copy, dan Format Painter

1. Paste

Paste, merupakan menu icon yang digunakan untuk menempelkan objek atau teks yang telah di-cut atau di-copy. Disini user juga diberi kesempatan untuk memilih tempelan secara spesifik dengan mengakses panah ke bawah di menu ini. Tak jarang objek atau teks yang di-copy dari bagian tertentu sudah berisi atribut pemformatan, seperti penebalan huruf, jenis huruf, dll. Dengan mengakses Down Arrow di menu Paste, user berpeluang untuk memilih kriteria tertentu dari clip yang akan di-paste di cell terpilih. bila user mem-Paste, maka segala atribut pemformatan tadi akan ikut ter-paste juga. Bila formatnya tidak sesuai, terjadilah apa yang disebut “perbedaan tak disengaja”. Yang satu berjenis huruf Arial Black, yang lain Calibri, ada yang gemuk, ada pula bagian dengan format huruf “keseringan diet” alias kurus. Disini lembar kerja tak lagi berisi data terstruktur, malah menjadi bagian yang berantakan dari segi pemformatan. Tentu user perlu menyeleksi semua bagian yang diingin, kemudian mengatur ulang pemformatan. Bolak-balik yang melelahkan. Tentu tidak demikian bila user melakukan prosedur Paste dengan memanfaatkan fitur Paste Special di down arrow menu Paste tersebut.

2. Cut

Icon berlogo “gunting penyukur kumis” tersebut digunakan untuk memindahkan data atau objek terpilih ke daerah lain dengan bantuan perintah Paste. User perlu menyeleksi sel tertentu yang terisi data, kemudian klik icon gunting tersebut, aktifkan sel yang diingin, dan akhiri dengan perintah paste.

3. Copy

Copy digunakan untuk menyalin data tertentu yang diakhiri dengan perintah Paste. Berbeda dengan Cut yang bekerja dengan cara menghilangkan data asal dan menempelkannya di tempat lain, Copy hanya menggandakannya, kemudian hasil penggandaannya akan ditempelkan di tempat lain dengan bantuan Paste. Penggunaan perintah Copy cukup mudah: seleksi data diinginkan, klik Copy, aktifkan sel dimaksud, dan klik Paste.

4. Format Painter

Perintah berkarakter “kuas cat” ini digunakan untuk meniru suatu pemformatan kemudian menerapkannya ke dalam data terpilih lain. Pemformatan yang dimaksud meliputi jenis huruf, ukuran huruf, bold, italic, warna huruf, bahkan warna latar suatu sel. Pemformatan sejenis ini dapat ditiru dari suatu data, kemudian diaplikasikan di data lain. Ini sangat berguna, terutama saat sederet data dipaksa untuk mengikuti format kelompok data daerah lain. Penggunaannya cukup mudah. Misal, data yang telah diformat sedemikian rupa terdapat di sel A1 dan data tidak berformat berada di C1. Maka aktifkan sel A1, klik icon Format Painter, kemudian klik sel C1 yang ingin dikasih pemformatan persis seperti di A1 tadi. Selanjutnya, semua pemformatan di A1 akan terkloning ke C1 tersebut.

B. Fungsi Icon pada Group Font

Menu icon di group Font digunakan untuk pemformatan seputar huruf atau karakter data dan sel. Menu perintah di group ini terdapat 10 icon: (1) Font, (2) Font Size, (3) Increase Font Size, (4) Decrease Font Size, (5) Bold, (6 ) Italic, (7) Underline, (8) Border, (9) Fill Color, dan (10) Font Color.

1. Font

Font digunakan untuk mengubah jenis huruf dari data yang terseleksi. Penggunannya mudah sekali. Seleksi data yang diinginkan, klik menu Font, lalu pilih salah satu jenis huruf yang tersedia di pulldown menu tersebut. User dapat mengatur jenis huruf beberapa sel secara kolektif. Caranya, seleksi beberapa sel terisi data, klik menu Font, kemudian pilih salah satu jenis huruf yang tersedia.

2. Font Size

Icon perintah ini digunakan untuk mengatur ukuran huruf atau karakter dari data terpilih. Penggunaannya, klik sel terisi data, klik ujung panah di samping kotak tersebut, pilih ukuran huruf yang tersedia. Bila ingin kustomisasi, blok angka dalam kotak dan ketik angka yang diinginkan, Misalnya 20 bila menghendaki ukuran huruf yang demikian.

3. Increase Font

Perintah ini digunakan untuk memperbesar ukuran huruf secara bertahap. Cara pengnaannya, aktifkan sel yang diinginkan, kemudian klik icon ini berulang kali. Maka ukuran huruf akan membesar secara bertahap. Berbeda dengan Font Size. Icon ini lebih praktis bila user ingin mencari ukuran huruf yang cocok dengan selera. cukup meng-klik berkali-kali, ukuran huruf semakin membesar. Dengan menggunakan keyboard, user perlu menekan kunci “Ctrl+}” secara bersamaan.

4. Decrease Font

Decrease Font digunakan untuk memperkecil ukuran huruf secara bertahap. Aktifkan sel yang diinginkan, klik icon ini berkali-kali untuk memperkecil ukuran huruf secara bertahap. Bila menggunakan keyboard, tekan kunci “Ctrl+{“ secara bersamaan.

5. Bold

Icon ini berguna untuk menebalkan huruf atau karakter. Aktifkan sel dimaksud, kemudian klik icon ini. Demikian pula saat user ingin merampingkan huruf yang sudah digemukkan tadi. Aktifkan sel dimaksud, klik lagi icon ini, maka data terpilih menjadi ramping kembali seperti sediakala.

6. Italic

Digunakan untuk memiringkan data terpilih. Aktifkan sel dimaksud, klik icon ini, maka data dalam sel tadi menjadi reot ke kanan. Demikian pula sebaliknya. Aktifkan data yang sudah italik, klik icon ini, maka karakter yang reot tadi akan kembali seperti semula.

7. Underline

Perintah ini digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada setiap data terpilih. Aktifkan sel yang diinginkan, klik icon ini, kemudian data terpilih akan bergarisbawah. Demikian pula saat user ingin menghilangkan tanda garis bawah. Aktifkan sel dimaksud, klik lagi icon Underline ini, maka data terpilih tadi akan kembali ke format asali.

8. Border

Icon Border digunakan untuk mengatur garis tepi dari sel terpilih. Lembar kerja MS Excel memang tampil dengan bentuk tabulasi alias berkotak-kotak. Namun garis kotak tersebut tidak akan ikut tercetak andai nantinya di-print out ke media kertas. Bila user menginginkan agar hasil print out dalam bentuk tabulasi, maka aktifkan seluruh sel dimaksud, klik panah ke bawah di icon tersebut, lalu pilih perintah All Border, maka urusan bakal kelar.

9. Fill Color

Digunakan untuk mengatur warna shading data dalam sel terpilih. Ini khusus bagi user yang ingin menerapkan warna pada sel tertentu atau kelompok sel yang disebut Range. Aktifkan sel yang diinginkan, klik panah ke bawah di icon Fill Color tersebut, dan pilih warna yang diinginkan. Maka warna yang dipilih tadi akan diterapkan pada sel yang terblok. Demikian pula saat user ingin memusnahkan warna dari dalam sel. Aktifkan sel dimaksud, masuk ke menu Fill Color tersebut, kemudian pilih No Fill Color di pulldown yang tersedia.

10. Font Color

Digunakan untuk mengatur warna huruf. Aktifkan sel yang diinginkan, klik panah di samping icon Font Color tadi, kemudian pilih salah satu warna yang tersedia. Bila ingin warna lainnya, pilih More Color… lalu pilih lagi warna huruf yang dikehendaki.

C. Fungsi Icon di Group Alignment

Icon perintah di group Alignment digunakan untuk mengatur format paragraf data sel. Perintah-perintah yang terdapat di group ini ada 12 icon: (1) Top Align, (2) Middle Align, (3) Bottom Align, (4) Orientations, (5) Text Directions, (6) Align Text Left, (7) Center, (8) Align Text Right, (9) Decrease Indent,(10) Increase Indent, (11) Wrap Text, dan (12) Merge & Center.

1. Top Align: Digunakan untuk menjadikan data sel menepi ke bagian atas sel. Aktifkan sel yang diinginkan, klik icon ini, maka data dala sel akan menepi ke bagian atas sel.
2. Middle Align: Digunakan untuk menjadikan teks berada di tengah-atas sel.
3. Bottom Align: Digunakan untuk menjadikan teks menepi ke bagian bawah sel.
4. Orientations: Digunakan untuk mengatur arah dan posisi data dalam sel. Dengan menu ini user bisa menjadikan baris teks vertikal, horizontal, dsb.
5. Text Directions: Digunakan untuk mengatur arah teks. Dengan perintah ini user bisa menjadikan teks berjalan dari kanan ke kiri dan sebaliknya. Dalam hal ini user perlu memilih perintah Left-to-Right untuk format Latin, atau Right-to-Left untuk format Arab. Bila user memilih perintah Context, berarti arah teks akan mengikuti sistem sesuai dengan bahasa penulisan yang digunakan. Kalau Arab berjalan dari kanan ke kiri, Bila Latin berjalan dari kiri ke kanan.
6. Align Text Left: Digunakan untuk menjadikan teks rata kiri.
7. Center: Digunakan untuk menjadikan teks rata tengah/
8. Align Text Right: Digunakan untuk menjadikan teks rata kanan.
9. Decrease Indent: Digunakan untuk menarik batas kiri teks ke sebelah kiri.
10. Increase Indent: Digunakan untuk menarik batas kiri teks ke sebelah kanan.
11. Wrap Text: Digunakan untuk mengatur distribusi teks. Dengan perintah ini user mendistribusikan teks ke bawah dengan cara, sel akan melebar otomatis bila batas sel kanan-kiri sudah penuh. User juga dapat mengatur distribusi teks sebagaimana pengaturan yang asali, dimana teks akan berjalan ke samping jika sel sudah tidak dapat menampungnya.
12. Merge & Center: Digunakan untuk menggabung beberapa sel terpilih dan meletakkan teks di dalamnya di bagian tengah sel.

D. Icon Perintah di Group Number

Semua icon perintah yang terdapat di group Number digunakan untuk mengatur data nomor dalam suatu sel. Group Number terdiri dari: (1) Number Format, (2) Accounting Number Format, (3) Percent Style, (4) Comma Style, (5) Increase Decimal, dan (6) Decrease Decimal.

1. Number Format, digunakan untuk mengatur format tertentu pada data jenis numerik yang terdapat dalam sel. Disini user dapat memilih opsi format data numeruk sesuai kebutuhan. Ada format Percentage untuk format persentase, dengan format jenis ini user dapat langsung menampilkan nilai persentase suatu data numerik tanpa perlu memasukkan rumus tertentu ke dalam sel.
2. Accounting, digunakan untuk mengatur format harga sesuai dengan spesifikasi mata uang. Dengan format ini user tidak perlu sibuk lagi mengetik Rp (untuk rupiah). Seleksi daerah sel tertentu, lalu pilih salah satu opsi mata uang tertentu disini. Maka sel yang dipilih tadi akan menampilkan secara otomatis karakter mata uang.
3. Percent Style, digunakan untuk memformat suatu data numerik dengan gaya persentase, nilai persentase akan muncul secara otomatis pada sel yang telah diformat.
4. Comma Style, digunakan untuk menampilkan angka desimal sebagai angka bulat.
5. Increase Decimal, digunakan untuk menambah jumlah digit setelah koma dalam bilangan angka desimal. Misal, 1200 –> 1200,0 –> 1200,00 dan seterusnya.
6. Decrease Decimal, digunakan untuk mengurangi jumlah digit setelah koma dalam angka desimal. Ini berfungsi kebalikan dari Increase Decimal. Bila dalam satu range terdiri dari angka desimal dengan separasi yang berbeda, user dapat menyeragamkannya dengan perintah ini. Misal, {3,9}{3,5}{8,12} maka setelah di-Increase Decimal akan menjadi {3,90}{3,50}{8,12} sehingga separasi desimal menjadi sepadan.

E. Icon Perintah di Group Styles

Perintah-perintah di group Styles digunakan untuk pemformatan sel. Dalam group ini terdapat 3 menu utama: (1) Conditional Formatting, (2) Format as Table, dan (3) Cell Styles.

1. Conditional Formatting

Menu Conditional Formatting, digunakan untuk memformat sel sebagai diagram dari data yang terdapa di dalam sel tersebut. User dapat memvisualisasikan data dala sel secara langsung di sel yang bersangkutan. Jadilah visualisasi sederhana dari dari data dalam sel. User dipersilahkan memilih jenis visualisasi data yang diinginkan. Blok range data, klik Conditional Formatting ini, maka kondisi data akan tervisualisasikan di dalam sel itu sendiri.

2. Format as Table

Dengan menu ini user dapat memformat sel sebagai tabel dengan segala tema dan warna yang spektakuler, namun tetap memberikan kesan estetika formal, sebagai ciri khas officer, tidak norak, sederhana, simpel, dan yang penting, nilai artistik akan terbentuk.

3. Cell Styles

Menu ini berfungsi untuk memformat suatu setiap sel sesuai sesuai dengan kondisi dan klasifikasinya. Dengan nemu opsi ini user mendesain lembar kerja dengan sel yang terklasifikasi dengan menggunakan warna sebagai kode hierarki. Setiap warna dapat menjelaskan berbagai kondisi dan status dari tiap. sel. Bila menu Conditional Formatting bertugas untuk tujuan visualisasi data number saja di dalam sel, maka Cell Styles ini bertugas untuk men-setting sel tanpa melihat, apakah data number atau karakter. Sehingga user dapat memberikan klasifikasi sel dengan warna tertentu. Lagi-lagi user ditawari sebuah solusi untuk memberikan kesan bahwa ia bukanlah officer yang monoton, Kesan artistik dan estetik bisa didapat disini, tentunya prosedur yang ditawarkan disini sesuai dengan misi Microsoft sebagai aplikasi yang menitikberatkan efisiensi waktu bagi para user-nya.

F. Icon Perintah di Group Cells

Menu parintah di group Cells ini digunakan untuk melakukan properti seputar sel yang terdapat di lembar kerja Excel. Dalam group ini terdapat 3 icon perintah: (1) Insert, (2) Delete, (3) Format.

1. Insert, digunakan untuk menyisipkan kolom atau baris sel di tengah-tengah sel yang sudah terisi data. Ini sangat berguna bagi user yang merasa perlu menambahkan barisan sel atau kolom lagi di tengah data yang telah berjejer.
2. Detele, dugunakan untuk menghapus baris sel maupun kolom aktif. Ini sangat berguna saat user merasa perlu menghapus barisan kolom maupun range data lainnya di tengah lembar kerja. Bila dalam masalah ini user menggunakan tombol Delete di keybord, maka yang akan terhapus hanya data dalam sel saja, sementara selnya tidak ikut terhapus. Dengan perintah Delete disini maka yang terhapus data dan sel terpilih secara bersamaan.
3. Format, digunakan untuk melakukan properti seputar sel dan kolom yang sedang terpilih. Dengan perintah ini user memungkinkan untuk mengatur lebar sel maupun lebar kolom yang terseleksi. Suatu kasus yang terjadi, misalnya sel sudah tidak dapat lagi menampung karakter yang ukurannya lebih besar dibanding ukuran sel tersebut. Persis seperti “gajah masuk kandang kambing.” atau “baju bayi dipakai dewasa bertubuh tambun.” Agar tidak seperti itu maka user perlu melakukan setting lebar kolom maupun sel.